Identificar os interessados ​​em seu projeto - Por que se preocupar?

Stakeholder identificação, um novo Guia PMBOK ® processo de gerenciamento de projeto, que é mais importante para estabelecer uma fundação cedo para posterior planejamento, execução e monitoramento e controle de sua informação e comunicação do projeto e alcançar o sucesso do projeto. Este processo deve ser feito no início da fase de iniciação de seu projeto para que principais resultados de um cadastro dos interessados ​​e das partes interessadas estratégia será usada associativa no processo associado de gerenciamento de projetos, também dentro do Communications Project Management, que é gerir as expectativas das partes interessadas.

Em primeiro lugar, vamos rever alguns fatos básicos para compreender a gestão das partes interessadas:

- As partes interessadas são as partes que pode ser positiva ou negativamente impactado pela conclusão do projeto
- As partes interessadas têm a ganhar ou perder com o sucesso ou fracasso do projeto
- As partes interessadas podem possuir diferentes níveis de autoridade que afetam a forma como eles exercem sua influência sobre o projeto e seus produtos
- As partes interessadas são afetados pelo resultado do projeto

É imperativo identificar todas as pessoas e organizações afetadas pelo projeto e, posteriormente, documentar as informações pertinentes sobre os seus interesses, envolvimentos e os impactos sobre o sucesso do projeto. PMBOK ® sugere o uso de duas entradas no início do projeto para a identificação das partes interessadas:
- O primeiro disponível é a saída de Desenvolver Project Charter, o processo só outro dentro do grupo de processo de iniciação. É a abertura do projeto. A abertura do projeto pode listar os clientes, patrocinadores, executivos, equipe do projeto, ou entidades públicas que são externos à organização executora participar do projeto. Recomenda-se realizar uma reunião em separado com as identificadas na carta e perguntar-lhes se eles sabiam de outros que devem ser listados com as responsabilidades das partes interessadas.
- Se o projeto é o resultado da atividade de aquisição ou com base em um contrato estabelecido, utilize os documentos de aquisição para identificar todas as partes no contrato que podem ser partes-chave do projecto. Fornecedores, que participam no contrato, também poderiam ser consideradas para a identificação de interessados ​​no projeto. Usando um contrato de tornar o processo um pouco mais fácil como as interfaces de vários contratos devem ser listados.

Estas indicações charter projeto ou aquisição de documentos dos interessados ​​só podem produzir um conjunto normal de partes interessadas. Então, vamos definir ainda mais possibilidades de outras partes interessadas e que você precisa saber sobre essas partes interessadas. PMBOK ® sugere o uso de uma ferramenta de análise das partes interessadas e técnica para coleta de informações para determinar cujos interesses devem ser considerados durante o projeto. Análise das partes interessadas ajuda a colocar as definições para as partes interessadas e seus papéis. A rede elétrica análise das partes interessadas é uma ferramenta modelo de classificação que ajuda a identificar e traçar o impacto ou apoio de cada stakeholder pode gerar e, em seguida, é usado para classificá-los para definir as informações para a estratégia de gestão das partes interessadas, que é uma das saídas desse processo.

O que você precisa saber sobre as partes interessadas?
Você precisa saber os vários níveis de dados sobre seus atores identificados para que você possa gerenciar corretamente sua relação com eles e definir o seu planejamento de comunicação. Aqui estão algumas coisas importantes para reunir:
- Quem é o principal accionista pelo nome? Não identificar qualquer das partes interessadas como uma classe de pessoas, como gerente funcional ou alto executivo. Reúna o seu nome, informações de contato e posição organizacional.
- Qual é a natureza da sua participação no projeto? É pessoal ou profissional? Identificar o que eles vão ganhar com o sucesso ou perder com o fracasso, declarando claramente o quanto e de que maneira. Captar a sua maior exigência, a expectativa principal e potencial de influência no projeto ou fase dentro do ciclo de vida.
- O que o envolvido esperar de você? A melhor maneira de determinar isto é, ter face a face com os principais interessados, como clientes ou patrocinadores do projeto. Isso pode funcionar para fora todas as diferenças entre o que eles esperam eo que você acredita que eles devem razoável esperar.
- O que esperar da parte interessada? Este é o outro lado da questão anterior. É definitivamente necessário para definir as expectativas e perceber que esta não está dizendo a parte interessada o que fazer ou como agir. Se feito corretamente, você está fornecendo a parte interessada, com uma descrição do apoio que precisa.
- Quais são as prioridades dos envolvidos no cão de guarda? Isto significa que um dos principais elementos de sucesso e controlar o stakeholder mais deseja monitorar: cronograma, custo, desempenho e / ou qualidade.

Em seguida, realizar a classificação dos interessados ​​em grupos internos e externos, e seus papéis dentro de um projeto.
Stakeholders internos -
A maior parte dos principais interessados ​​são pessoas internas dentro de sua organização:
- Clientes internos - Normalmente são pessoas para quem você está fazendo o trabalho e têm uma necessidade especial de que seu projeto pode resolver. Muitas vezes, o cliente interno paga para o projeto e, portanto, recebe o impacto nos negócios das entregas do projeto.
- Patrocinador do projeto - Normalmente, este não é normalmente uma posição específica de organização, mas sim um papel no projeto. O papel do patrocinador do projeto é tipicamente um representante da administração superior que tem uma participação elevada no resultado do projeto. Este papel pode ser inestimável para você quando você enfrenta problemas ou questões que estão além de sua esfera de influência. O patrocinador pode facilitar as decisões e ajudar com as atribuições de recursos. Se um patrocinador é formalmente identificado em seu projeto e é grande ou complexo, vai ter um! Procure um membro da administração que tem uma participação no sucesso ou fracasso do projeto. Descreva-lhes o seu papel e suas expectativas. Afinal, a sua gestão organizacional deve ser muito dispostos a ajudá-lo a ter sucesso!
- Equipe do projeto Core - papéis principais membros da equipe, muitas vezes amarrar intimamente com o trabalho a ser feito. Na maioria dos casos, a equipe do núcleo é um grupo relativamente pequeno de pessoas, composto de vários departamentos de trabalho necessários para completar o projeto.
- Provedores de recursos funcionais - Protegendo seus recursos pode ser dependente do tipo funcional, matricial ou por projetos de base de estrutura organizacional de seu projeto. Em organizações matriciais, você emprestar "recursos de outros departamentos por sua solicitação ao gerente funcional adequada.
- Supervisor Gerente de Projetos - seu chefe é uma das partes interessadas tem um grande interesse em você e em seu sucesso do projeto. Manter seu chefe informado em todos os momentos e protegê-lo de ser surpreendidos.
- Vários grupos de apoio - Esses grupos existem dentro de sua organização, como jurídica, contábil, processamento de dados, e recursos humanos. O seu papel ao seu projeto é mais favorável do que ativa, dependendo das necessidades específicas de seu projeto. Lembre-se de considerar se qualquer um desses grupos deve ter um representante em suas reuniões regulares da equipe do núcleo. Quando os projetos foram implementados Y2K, um representante legal deve ter sido considerada a assistir às reuniões principais membros da equipe.

As partes interessadas externas - Este grupo de interessados ​​tem sua participação do projeto mais focado internamente, embora não sejam uma parte da sua organização.
- Os clientes externos - clientes externos são tipicamente caracterizados por contratos.
- Os grupos de usuários - Considere grupos de usuários se seu projeto está em desenvolvimento ou produção de um produto que será comercializado e vendido aos consumidores. Você pode pedir este envolvido externo sobre gostos, desgostos, preferências e escolhas, dos consumidores que talvez sua estratégia de marketing têm isolado para o futuro ou um produto similar produzido.
- Fornecedores - O seu projeto pode exigir materiais que devem ser obtidos a partir de empresas de fornecedores externos. Utilize uma lista de fornecedores preferenciais, se a sua empresa mantém um.
- Empreiteiros e consultores - Há apenas uma diferença do papel de fornecedores e que é que você use recursos das partes interessadas contratante e consultor de trabalho e de serviços, em vez de materiais. Utilize baseados no desempenho critérios e um histórico verificável quando selecionando essas partes interessadas.

Depois de ter realizado a sua análise das partes interessadas e criou uma rede de energia / interesse, você precisa preencher um cadastro dos interessados ​​que irá conter todos os detalhes relacionados com as partes interessadas recentemente identificados. Lembre-se, no mínimo, para fornecer nome, informações de contato, posição organizacional, o papel no projeto, a sua principal expectativa, a exigência principal, e potencial de influência no projeto, ou fase do ciclo de vida. Por último, incluem a classificação das partes interessadas, internas ou externas.

A produção restante é a estratégia de gestão das partes interessadas que define a abordagem que deve ajudar a coletar apoio e minimizar os impactos negativos das partes interessadas identificadas. Uma maneira comum de representar os dados está dentro de uma matriz de análise das partes interessadas estratégia para que elementos como listar as principais partes interessadas que podem ter impacto significativo no projeto, o nível de participação desejado para cada stakeholder chave identificados e estratégia potencial para obtenção de apoio ou reduzir os obstáculos. Desde a sua estratégia de gestão das partes interessadas pode conter alguns dados que é subjetivo e pode ser considerado sensível, certifique-se que você usa critério ao fazer as suas comunicações ou compartilhar os dados sobre os documentos com acesso de leitura ou incluídos num documento compartilhado.

O cadastro dos interessados ​​e da estratégia de gestão das partes interessadas serão contributos essenciais para o plano de comunicações e Gerenciar Expectativas das Partes Interessadas processos de gerenciamento de projetos.

Uma última dica! Cuidado com outras interfaces menos humanos do projeto que não podem ser chamados de partes interessadas, mas pode afetar o seu projecto, pelo menos tanto quanto qualquer interface humana. Estes incluem políticas, procedimentos, cultura e política! Boa sorte!